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En ocasiones, tras la presentación de las cuentas anuales, el Registro Mercantil puede devolverlas, ya sea por errores en la documentación o por problemas formales. En este artículo, abordaremos paso a paso cómo identificar y corregir los errores que impiden la inscripción, garantizando así una presentación exitosa.
Paso 1: Identificar los errores en la notificación
El primer paso fundamental para corregir las cuentas anuales devueltas es comprender con exactitud los errores mencionados en la notificación del Registro Mercantil. Es esencial leer detenidamente el documento y entender a fondo las razones que han motivado la devolución.
Si no se logra comprender completamente el motivo de la devolución, recomendamos:
- Consultar a un asesor contable o jurídico: Un profesional con experiencia en la presentación de cuentas anuales puede ofrecer una visión clara y precisa sobre los errores.
- Contactar directamente con el Registro Mercantil: Al proporcionar el número de entrada, pueden detallar el error específico para que sea más fácil subsanarlo.
Paso 2: Corregir los errores en las cuentas anuales
Una vez que se tiene clara la naturaleza del error, es momento de corregirlo. Existen dos tipos principales de errores que pueden presentarse en la documentación enviada:
A. Errores en el fichero de las cuentas anuales
Estos errores suelen encontrarse en los distintos documentos que conforman las cuentas, como:
- Declaración de Identificación del Titular Real.
- Datos Identificativos.
- Balance.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Memoria.
En caso de detectar errores en alguno de estos documentos, es necesario generar un nuevo fichero corregido y, posteriormente, crear una nueva huella digital para las cuentas subsanadas. Esta nueva huella digital debe ser diferente a la de la primera presentación.
B. Errores en el certificado de aprobación de las cuentas anuales
Este es uno de los errores más comunes. Desde la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 9 de mayo de 2023, es obligatorio que el certificado de aprobación de las cuentas anuales esté firmado digitalmente por la persona con facultad para certificar los acuerdos sociales. Si la firma no cumple con este requisito, el depósito de las cuentas será rechazado.
En este caso, no será necesario generar una nueva huella digital, ya que el error solo afecta al certificado de aprobación, pero sí es imprescindible reenviar el certificado debidamente firmado en formato digital.
Paso 3: Enviar las cuentas subsanadas al Registro Mercantil
Una vez corregidos los errores, el último paso consiste en volver a enviar las cuentas anuales al Registro Mercantil. El procedimiento de reenvío dependerá de la plataforma utilizada en la presentación inicial.
Reenvío mediante el Programa de Depósito digital de cuentas (D2)
Si se utiliza el programa D2 para la presentación, al seleccionar el tipo de envío, se deberá marcar la opción «Subsanación de un depósito anterior».
Reenvío a través del portal web de registradores.org
Si la presentación se realiza a través del portal web de registradores.org, se debe marcar la casilla «Subsanación/Complementario». En ambos casos, será necesario proporcionar los siguientes datos para relacionar el nuevo envío con el que se está subsanando:
- Libro: Se indica un «2» si se refiere a cuentas anuales o un «3» si es sobre libros.
- Año: Año en que se presentaron las cuentas, no el ejercicio al que corresponden.
- Número de entrada: Aparece tanto en la notificación de errores como en el acuse de recibo de la presentación inicial.
Conclusión
Subsanar las cuentas anuales devueltas por el Registro Mercantil no es una tarea complicada si se siguen los pasos adecuados. Lo más importante es comprender a fondo los errores señalados, corregirlos de manera eficiente y asegurarse de cumplir con los requisitos formales del Registro. Con una presentación bien preparada, se puede evitar la devolución de las cuentas y garantizar su inscripción en el menor tiempo posible.
