Cómo justificar ante Hacienda la deducción de un móvil o un portátil para pymes y autónomos

Tesis: La AEAT sigue aplicando un criterio muy estricto de afectación exclusiva para admitir como gasto deducible móviles, ordenadores u otros equipos de uso potencialmente mixto. La reciente consulta DGT V1233-25 (04/07/2025) vuelve a recordarlo. Pero el debate no debería ser “sí o no”, sino qué evidencias aportas para demostrar que ese bien está vinculado a tu actividad y cómo minimizar el riesgo de regularización.

Como asesoría que trabaja a diario con autónomos y pymes en Mallorca, en Consultax vemos el mismo patrón: el gasto es razonable, el uso profesional es real… y lo que falla es la trazabilidad y la prueba. No basta con repetir que “lo uso para trabajar”; hay que poder acreditarlo.

Qué dice la norma (en cristiano)

• Correlación ingreso-gasto. Todo gasto debe vincularse con la actividad y estar justificado, contabilizado y correctamente imputado al ejercicio.
• Afectación exclusiva (art. 22 RIRPF): la regla general exige uso exclusivamente profesional, admitiendo un uso privado accesorio y notoriamente irrelevante (p. ej., revisar un correo personal en el portátil del despacho un domingo por la tarde).
• En la práctica, cuando el uso puede ser mixto (móvil, portátil, tablet, vehículo…), la AEAT desconfía si no ve medidas de control o evidencias objetivas.

Lo que está pasando en Baleares (y en toda España)

1. Autónomos sin separación técnica ni documental (una sola línea de móvil para todo, un portátil único sin perfiles de usuario, facturas a nombre personal) ⇒ Regularización casi segura.
2. Autónomos con separación creíble (línea exclusiva de trabajo, perfiles y políticas de uso, evidencias de actividad, facturas correctas) ⇒ Mayor probabilidad de mantener la deducción.
3. Inspecciones “de mostrador”: se piden documentos simples (facturas, contratos, pólizas), y si ahí ya hay fisuras, no se suele entrar a matices.

Cómo blindar (en lo posible) la deducción de móvil y ordenador

No es magia; es método. Te proponemos una checklist realista que vemos funcionar con nuestros clientes:

1. Factura a nombre del titular de la actividad (con NIF y domicilio fiscal correctos).
2. Separación técnica del uso:
   • Móvil: línea exclusiva para trabajo o facturación diferenciada (voz/datos) con desglose; evita el “todo en uno”.
   • Ordenador: usuario/perfil profesional separado, con inventario y etiquetado (ej.: MBP-Estudio-Arquitectura-2025).
3. Ubicación y contexto profesional: deja huella. Ej.: fotos del equipo instalado en el despacho, listado de periféricos profesionales, mobiliario específico, etc.

    

4. Pruebas de uso (cuando sea viable y respetando la LOPD):
   • Historial de apps/software de trabajo (ERP, CAD, suites contables, Figma, IDEs…).
   • Registros de acceso a plataformas profesionales (inicios de sesión, VPN, drive corporativo).
   • Partes de trabajo/órdenes de servicio vinculadas al uso del equipo (especialmente en técnicos).
5. Política interna de uso (sí, también si eres micro): una declaración de uso exclusivo con pautas claras. Si trabajas en equipo, cláusulas de uso en el reglamento interno.
6. Seguro (si procede) vinculado al bien, solo para la actividad.
7. Bien “gemelo” para uso personal (cuando tiene sentido): si en casa tienes otro portátil/móvil personal, anótalo; te ayuda a sostener la exclusividad del equipo de la actividad.
8. Trazabilidad económica: pagos desde la cuenta profesional, inclusión en el libro registro, amortización correcta y, si es bien de inversión, su inventario.
9. Comunica y documenta: conserva correos de proveedores/soporte, contratos y cualquier evidencia que enlace el equipo con clientes y proyectos.
10. Revisión anual: cada mes de enero, actualiza tu dossier de evidencias (fotos, capturas, listados de software, pólizas, etc.). Te salvará en una comprobación.

Idea clave: No se trata de “amontonar papeles”, sino de construir una historia coherente de uso profesional, fácil de entender por un actuario.

Errores que cuestan dinero

• Facturas a nombre de la persona física sin NIF de la actividad o con domicilio doméstico sin más soporte.
• Líneas de móvil únicas “para todo” sin facturación diferenciada.
• Equipos con perfil único, colmados de apps de ocio/juegos, sin separación de sesiones.
• Pagar desde la cuenta personal y olvidarte de inventariar/amortizar.
• No poder explicar por qué ese equipo era necesario (correlación con ingresos).

¿Y el IVA?

El listón del IVA suele ser más alto en bienes susceptibles de uso particular. Si el uso no es acreditadamente exclusivo para la actividad, puede limitarse o denegarse la deducción. En bienes y servicios con uso mixto, podrían jugar prorratas o restricciones específicas. Nuestro consejo: planifica antes de comprar y pide revisión a tu asesor para evitar sorpresas.

Lo razonable: seguridad jurídica para todos

Desde el lado del contribuyente: diligencia y evidencias.
Desde el lado de la Administración: guías claras y baremos objetivos (p. ej., criterios orientativos por sectores/situaciones). Con eso se reducirían conflictos, tiempos muertos y sensación de arbitrariedad.

Conclusión operativa Consultax

Si eres autónomo o pyme en Mallorca y quieres deducir con seguridad móvil, portátil u otros equipos:

1. Separa y documenta; 
2. Prepara un dossier de evidencias; 
3. Revisa IVA/IRPF antes de cerrar el trimestre;
4. Auditoría preventiva anual.