Normativa de Facturación Electrónica en España: Guía para Empresas y Autónomos

Nueva Obligación: Software de Facturación Certificado

Antecedentes de la Normativa

En 2021, se introdujo la obligación de que los programas de facturación garantizasen la seguridad y fiabilidad de los registros contables. Con esta normativa, los registros de facturación deben ser íntegros, inalterables, trazables y accesibles en todo momento.

Para reforzar este marco legal, en 2023 se aprobó el Real Decreto 1007/2023, que estableció las características técnicas que deben cumplir estos sistemas. Finalmente, el 28 de octubre de 2024, el Ministerio de Hacienda aprobó la Orden HAC/1177/2024, que fija los requisitos definitivos para los SIF.

¿Cuándo Entrará en Vigor la Nueva Normativa?

Inicialmente, la aplicación de estas obligaciones estaba prevista para julio de 2025. Sin embargo, el Ministerio de Hacienda ha anunciado un aplazamiento para dar más tiempo a empresas y profesionales a adaptarse.

Los nuevos plazos serán los siguientes:

✅ Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (IS): deberán cumplir con las nuevas exigencias a partir del 1 de enero de 2026.

✅ Autónomos y contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR): tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarse a los nuevos requisitos.

Es importante tener en cuenta que no cumplir con la normativa puede resultar en sanciones de hasta 50.000 euros por cada ejercicio en el que se utilice un software que no cumpla con los requisitos establecidos.

¿Quién Está Obligado a Usar un Sistema de Facturación Certificado?

Empresas y Autónomos Afectados

La mayoría de los negocios deberán emplear estos nuevos sistemas, afectando tanto a las facturas emitidas a empresas como a consumidores finales.

En concreto, estarán obligados a utilizar un SIF certificado los siguientes grupos:

✔️ Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (IS), salvo aquellas completamente exentas. Las entidades parcialmente exentas, como fundaciones y asociaciones, solo deberán aplicarlo en las rentas no exentas.

✔️ Autónomos y profesionales que tributen en el IRPF y realicen actividades económicas.

✔️ Empresas extranjeras que generen ingresos en España a través de un establecimiento permanente (IRNR).

✔️ Entidades en régimen de atribución de rentas, como comunidades de bienes o propietarios que desarrollen actividades económicas.

Excepciones: ¿Quién No Está Obligado?

Algunas empresas y autónomos quedarán exentos de esta obligación:

🚫 Contribuyentes que ya usan el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), de forma obligatoria o voluntaria.

🚫 Empresas y profesionales sujetos a régimen de agricultura, ganadería y pesca, así como aquellos que tributen en recargo de equivalencia o régimen simplificado de IVA.

🚫 Sectores específicos o negocios que obtengan una autorización especial de la Agencia Tributaria (AEAT) por razones operativas o técnicas.

🚫 Aunque la normativa no lo indica expresamente, se espera que quienes emitan facturas de forma manual sin utilizar software de facturación queden exentos.

¿Cómo Funcionarán los Nuevos Sistemas de Facturación?

Sistemas Autorizados y Certificación

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, los proveedores de software deberán emitir una declaración responsable que certifique que su sistema cumple con los requisitos legales. Esta certificación deberá estar visible en el propio programa.

Tipos de Sistemas de Facturación (SIF)

Las empresas y autónomos podrán elegir entre dos tipos de sistemas de facturación autorizados:

🔹 Sistemas No Verificables: Permiten llevar la contabilidad sin necesidad de enviar registros a la Agencia Tributaria, aunque deben garantizar que los datos sean inalterables y cumplan con los requisitos técnicos exigidos.

🔹 Sistemas Verifactu: Estos programas envían automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continua, segura e inmediata.

👉 Ventajas de los sistemas Verifactu:
✔️ Menos exigencias técnicas que los sistemas no verificables.
✔️ Mayor transparencia fiscal.
✔️ Reducción de las probabilidades de ser objeto de inspecciones fiscales.

⚠️ Importante: Una vez que una empresa opte por Verifactu, deberá mantener este sistema al menos hasta el 31 de diciembre del año en que se dio de alta.

Otros Aspectos Claves de la Nueva Normativa

Facturas con Código QR y Verificación Electrónica

Las facturas generadas con un sistema Verifactu deberán incluir un mensaje que indique:
📌 «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».

Además, llevarán un código QR que permitirá a los clientes comprobar la autenticidad del documento en la web de la Agencia Tributaria.

Datos Obligatorios en las Facturas

Las nuevas reglas establecen un contenido mínimo obligatorio para cada factura generada con un SIF, similar a los requerimientos del SII.

Estas exigencias se aplicarán tanto a facturas completas como a facturas simplificadas (antiguos tiques).

Mayor Control por Parte de Hacienda

Las empresas que elijan un sistema Verifactu tendrán menos posibilidades de ser inspeccionadas por Hacienda.

En caso de una revisión fiscal, la Agencia Tributaria podrá:
🔍 Solicitar una copia de los registros de facturación.
🔍 Personarse en la sede del negocio y acceder al sistema informático en tiempo real.
🔍 Exigir el acceso a contraseñas y claves de seguridad para comprobar los registros.

Conclusión: ¿Cómo Prepararse para los Nuevos SIF?

A partir de 2026, los sistemas de facturación en España cambiarán radicalmente, aumentando la transparencia y el control fiscal.

💡 Para evitar sanciones y problemas administrativos, es fundamental que las empresas y autónomos:
✅ Verifiquen si están obligados a implementar un SIF.
✅ Elijan entre un sistema No Verificable o Verifactu.
✅ Actualicen su software de facturación y lo certifiquen conforme a la nueva normativa.
✅ Planifiquen la transición con suficiente antelación para evitar contratiempos.

📌 Recuerda: No cumplir con esta normativa puede derivar en sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio.

Si aún tienes dudas sobre cómo adaptarte a estos cambios, consulta con un asesor fiscal o con el proveedor de software de facturación que mejor se adapte a tu negocio.