Subvenciones sin sorpresas, la guía para contabilizarlas correctamente según el tipo

En el Impuesto sobre Sociedades (y, por analogía, en IRPF de actividades económicas), el criterio general es devengo: las subvenciones se reconocen cuando nacen los derechos y se cumplen las condiciones, no cuando entra el dinero en caja. Si la ayuda es no reintegrable y existe acuerdo individualizado de concesión sin dudas razonables sobre su cobro, debe contabilizarse desde ese momento y imputarse a resultados según su finalidad (explotación, gastos específicos, activos o sin finalidad). El retraso del pago por “falta de crédito” en la Administración no cambia el criterio contable ni fiscal, aunque exija una gestión documental más fina.

Por qué importa (y mucho) a una pyme/autónomo en Mallorca

En Baleares hemos visto muchas ayudas COVID o sectoriales que se concedieron en un ejercicio pero se pagaron en otro. Quien esperó al cobro para reconocerlas se arriesga a:

• Descuadres contables (ingresos “inflados” fuera de tiempo).
• Ajustes fiscales indeseados (y sanciones).
• Peor lectura bancaria de sus estados (ratios alterados).

La LIS (arts. 10.3 y 11.1) y la NRV 18ª del PGC marcan la pauta: contabilidad primero; fiscalidad, después. Hacienda tomará el resultado contable ya bien aplicado al devengo, salvo que exista una norma fiscal que corrija (y aquí no la hay).

El nudo de la cuestión: cuándo es “no reintegrable”

Una subvención no reintegrable (la que puedes reconocer como derecho) exige tres llaves:

1. Concesión individualizada a tu favor.
2. Condiciones cumplidas.
3. Sin dudas razonables sobre su recepción.

¿Y si el organismo dice que “no hay crédito” y la deuda está en su cuenta 413 (pendiente de imputar a presupuesto)?
No invalida por sí mismo la no reintegrabilidad si no hay duda razonable sobre que pagarán. Pero te obliga a guardar bien la resolución, la certificación de concesión y comunicaciones oficiales.

Cómo se imputa a resultados (la “traducción” al PyG)

La NRV 18ª distingue cuatro casos. La clave es a qué destinas la ayuda:

1. Asegurar rentabilidad mínima / compensar déficit de explotación
   → Ingreso del ejercicio de concesión (si cubre ese déficit) o de los ejercicios futuros a los que se destina.
2. Financiar gastos específicos
   → Ingreso en el mismo ejercicio en que se devengan esos gastos.
3. Adquirir activos o cancelar pasivos
   → Ingreso en proporción a la amortización del activo (o cuando se venda/deteriore),
   → Ingreso cuando se cancele la deuda (si aplica).
4. Sin finalidad específica
   → Ingreso en el ejercicio en que se reconoce.

Fiscalmente, si es no reintegrable, sigues lo contable: el ingreso se integra en la base imponible del ejercicio en que se devenga según su finalidad.

Ejemplos prácticos (cronología realista en Baleares)

• Caso A (explotación 2023, cobro 2025):
  Te conceden en abril 2023 una ayuda para compensar déficit de explotación 2023. No se paga hasta 2025.
  • Reconocimiento del derecho: 2023 (con la concesión y condiciones cumplidas).
  • Imputación a resultados: 2023 (porque compensa ese déficit).
  • Efecto fiscal: integra en IS/IRPF 2023. El cobro en 2025 solo cancela el derecho de cobro.
    
    
• Caso B (adquisición de maquinaria 2024, concesión 2023):
  Te conceden en 2023 una subvención de capital para comprar un equipo que amortizas al 10% anual desde 2024.
  • Reconocimiento del derecho: 2023.
  • Imputación a resultados: 2024 en adelante, al ritmo de amortización (10%/año).
  • Efecto fiscal: tributa cada año por la parte imputada a resultados.
    
    
• Caso C (gasto específico en 2024, concesión 2023, cobro 2025):
  Ayuda para formación del personal en 2024.
  • Reconocimiento del derecho: 2023.
  • Imputación a resultados: 2024 (cuando se devenga el gasto).
  • Efecto fiscal: integra en 2024.

Buenas prácticas para “auditoría-proof”

1. Dossier de concesión: resolución, recurso estimado, certificados, comunicaciones y cualquier mención a “no hay crédito” que demuestre que es una deuda reconocida.
2. Mapa de finalidad: documento interno que justifique por qué imputas la subvención a explotación, gasto específico, activo o sin finalidad.
3. Cuadro de devengo: cronograma con concesión, gasto, puesta en funcionamiento y amortización (si aplica).
4. Conciliación contable-fiscal: hoja simple que muestre cómo lo contable viaja a la base imponible.
5. Seguimiento de cobros: aunque no afecte al devengo, evita sorpresas de tesorería.
   
   

Nota para autónomos (IRPF)

En estimación directa (normal o simplificada) rige también el devengo. La lógica contable de no reintegrabilidad + finalidad opera igual para cuándo declarar el ingreso; cambia el modelo y la casuística del IRPF, pero no el principio temporal.

Conclusión

• No esperes al cobro: si la subvención es no reintegrable y tienes concesión individualizada sin dudas razonables, reconócela al concederse y llévala a resultados según su finalidad.
  
  
• La fiscalidad sigue a la contabilidad: devengo y correlación.
  
  

Documenta bien y evita contingencias. En Mallorca, donde las ayudas han ido desfasadas en el tiempo, esta disciplina marca la diferencia.