Guía para preparar una factura y emitirla sin miedo al fallo

Si eres emprendedor y acabas de crear tu sociedad o simplemente te has dado de alta como autónomo y quieres gestionar tus propias facturas, es imprescindible que sepas cómo emitirlas de manera ágil y precisa.

Aunque sean cantidades con importes bajos, cualquier error en una factura conlleva un quebradero de cabeza, porque las cuentas ya no salen y hay que revisar el origen de esa desviación y, a continuación, perder tiempo en subsanarla. Además, si la Agencia Tributaria entiende que existe mala fe al incurrir en una infracción, puedes ser penalizado con multas económicas graves.

Por eso es más que necesario saber preparar una factura y emitirlas sin miedo al fallo.

En primer lugar, necesitamos entender bien qué es una factura y por qué se emite.

Una factura es un documento que incluye el detalle de los productos vendidos o servicios prestados por una empresa o autónomo junto con su precio y que se entrega al cliente para exigir su pago.

A continuación, es muy importante tener en cuenta que la persona jurídica beneficiaria de la factura, es decir, la que va a recibir el dinero correspondiente al pago de la misma, es la responsable de conformarla, expedirla y entregarla.

¿Qué elementos tienen que figurar en una factura?

Fecha de emisión

Es la fecha en la que se emite la factura y debe incluirse en la parte superior del documento.

La fecha de emisión es la que tendrá siempre validez legal a todos los efectos, con independencia de cuándo se entregue al cliente, cuando se realice la venta o se preste el servicio o cuando se reciba el pago de la misma. Ninguna de estas fechas aparece señalada en la factura.

Por lo tanto, una empresa que emita una factura un 15 de junio, deberá declarar el IVA correspondiente a esa factura en su declaración de IVA del segundo trimestre, sin importar cuándo reciba el pago o preste sus servicios.

Número de factura

Al igual que la fecha, el número de factura también debe añadirse en la parte superior de la factura.

El número de las facturas de una empresa o autónomo debe ser correlativo, es decir, guardar una numeración cronológica coherente. Esto quiere decir que no puede haber saltos en la numeración y que no se pueden borrar facturas una vez emitidas y, en todo caso, no debe existir margen para la confusión.

Datos fiscales emisor y receptor

A continuación deben añadirse los datos del cliente o empresa demandante del servicio: nombre, apellidos, razón social, dirección fiscal y DNI, NIE o CIF según corresponda.

Debe quedar bien especificado quién es el emisor de la factura y quién es el receptor de la misma, para lo que basta con utilizar las preposiciones “DE” y “PARA” antes de introducir los datos exigidos.

Concepto

En esta casilla se especificará el producto vendido o el servicio prestado al cliente.

No es necesaria una explicación detallada, simplemente un apunte que indique el tipo de operación comercial; por ejemplo “servicio de consultoría”, “reparación de neumáticos delanteros”, “colaboración periodística”, etc.

Base imponible, IVA y total a pagar

Es la parte más conflictiva de una factura, pero en realidad se trata de una sencilla operación matemática.

La base imponible debe indicar el importe bruto, es decir, la cantidad acordada entre ambas partes por el servicio realizado. Si en la cantidad acordada ya estuviera incluido el IVA, es nuestra obligación calcular la base imponible para emitir correctamente la factura con cada uno de los apartados indicados. Pero lo lógico es acordar un importe bruto y, a partir de esa cantidad, calcular el IVA y otros recargos impositivos como puede ser el IRPF. A continuación, se debe especificar el importe total a pagar por el cliente.

Pongamos un ejemplo recurrente: un trabajador autónomo realiza un servicio por un valor bruto de 100€. La base imponible de su factura sería 100€, y a esa cantidad se le aplica el IVA y se le resta el IRPF (porcentajes correspondientes según su actividad económica y situación). Si tomamos los valores generales actuales, 21% de IVA y 15% de IRPF, la cantidad total a pagar por el contratante sería de 106€.

Así, en la factura deben quedar especificadas todas las partidas: base imponible (100€), IVA (+21€), IRPF (-15€) y total a pagar (106€).

Método de pago.

En la parte inferior de la factura se debe concretar el método de pago, ya sea en efectivo, por transferencia bancaria, domiciliación bancaria, etc.

Recomendaciones y consejos

Aunque existen multitud de aplicaciones de software y herramientas informáticas diseñadas para hacer facturas y facilitar el proceso, basta con tener programas informáticos básicos como Microsoft Excel, Adobe Acrobat o el propio Microsoft Word para preparar una factura.

Tampoco está de más, acudir a tu asesor fiscal para que te indique como debes confeccionar tus facturas y te prepare una plantilla que puedas utilizar en tu día a día.

Del mismo modo, conviene hacer una consulta previa a la emisión de la factura cada vez que te encuentres con un caso especial o simplemente cuando tengas cualquier duda sobre cómo debes hacerla. Recuerda que siempre es mejor prevenir que lamentar.