Factura electrónica, ¿qué es y quién está obligado a presentarla?

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura tradicional y su única diferencia reside en que se emite y recibe en formato digital. Sólo es obligatoria cuando una empresa realiza transacciones con la Administración Pública y para aquellas empresas subcontratadas que trabajan para proveedores del sector público.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura tradicional y su única diferencia reside en que se emite y recibe en formato digital . Su regulación se encuentra recogida en el Real Decreto 1619/2012.

Lo cierto es que, la implantación de la factura electrónica avanza a buen ritmo en las pymes españolas, siendo líderes junto con los países nórdicos en el uso de este tipo de facturación en la Unión Europea . Según el estudio sobre el uso de factura electrónica realizado por el Grupo SERES, las pequeñas empresas emiten alrededor de un 32% de facturas electrónicas y las cifras de las medianas empresas rondarían el 30%.

En general, en el año 2021 el uso de la factura electrónica en las empresas españolas no tiene precedentes y se incrementó un 28% respecto a los años anteriores .

¿Cuándo es obligatorio hacer factura digital?

Pese a que la legislación tiene el objetivo de obligar a todas las empresas a utilizar la factura electrónica en todas sus transacciones, a día de hoy esta obligación solo se aplica cuando una empresa realiza transacciones con la Administración Pública.

De la misma manera, desde 2018 también es obligatoria este tipo de factura para aquellas empresas subcontratadas que trabajan para proveedores del sector público .

En el resto de casos, la factura electrónica es voluntaria.

Ventajas de la factura electrónica

Presenta múltiples beneficios con respecto a la factura en formato tradicional:

Ahorro de costes y tiempo : la elaboración es mucho más rápida y se eliminan los costes de impresión, envío y material.
Menor riesgo de pérdida : gracias al almacenamiento digital, existen menos posibilidades de que se traspapele o se pierda.
Cuidado del medio ambiente : al eliminarse el uso de tinta, papel, archivadores y otros materiales, el nivel de contaminación es menor.
Reducción de la morosidad : al permitir un mayor control, existe menos riesgo de fraude.