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Podemos responder desde perspectivas diferentes: mercantil, fiscal, IVA o prevención del blanqueo de capitales. En esta entrada, analizamos en detalle cada caso.
Desde el punto de vista mercantil
Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.
¿A quién le afecta esta obligación?
A los empresarios autónomos y a las entidades mercantiles (sociedad limitada, anónima, etc.).
No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.
Desde el punto de vista mercantil
Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:
- Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.
- Si se trata de facturas de una activo que es amortizable se tienen que conservar el plazo de cuatro años pero contado desde que ya no quepa la revisión del mismo porque ya ha sido amortizado.
- Cuando se tengan pérdidas en el ejercicio, la obligación se extiende a un plazo de al menos diez años.
- El plazo de conservación será de nueve años en el supuesto de adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros.
Desde el punto de vista del IVA
La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.
Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son:
- Facturas recibidas
- Copias o matrices de las facturas expedidas
- Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad
- Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
- Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación
¿A quién afecta este régimen?
Están obligados los empresarios y profesionales que se acojan a regímenes especiales del IVA y aquéllos que sean sujetos pasitos del IVA.
¿En qué formato hay que conservar las facturas?
Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.
Con la especialidad de que si se trata de facturas que consten por medios electrónicos si se trata de un país tercero en el que no exista un instrumento jurídico relativo a reciprocidad se tendrá que hacer comunicación previa a la Administración Tributaria.
Además, se aplica la especialidad a la que hemos hecho referencia en el apartado relativo a la normativa fiscal, de forma que si existen procedimientos de regularización de los impuestos el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción, es decir, una vez finalice el procedimiento.
Desde el punto de la prevención de blanqueo de capitales
Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.
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