Guía práctica para recuperar el IVA de un cliente moroso

La morosidad es un doble castigo para cualquier negocio: no cobras y, además, adelantas a Hacienda un IVA que no has llegado a ingresar. En sectores con alta estacionalidad como los de Mallorca (turismo, reformas, comercio, servicios profesionales), este desajuste de caja puede ahogar márgenes y tensar la tesorería.
La buena noticia: la Ley del IVA permite recuperar ese IVA si cumples plazos y formalidades. La mala: el procedimiento es exigente, con “trampas” de calendario y papeleo que, si se te pasan, te dejan sin el derecho.

Este artículo sintetiza, con enfoque práctico, qué hacer, cuándo y cómo, y aporta criterio para decidir si merece la pena activar el procedimiento en cada caso.

El mapa general en una frase

Puedes reducir la base imponible y recuperar el IVA por concurso del deudor o por crédito incobrable por el transcurso del tiempo (6 meses para la mayoría, 1 año si tu volumen de operaciones del año anterior superó 6.010.121,04 €). En ambos casos: factura rectificativa, comunicación a la AEAT (modelo 952 en 1 mes) y regularización en tu modelo 303.

Dos vías, dos relojes

1) Vía concurso del deudor

• Cuándo: cuando el BOE publica el auto de declaración de concurso (posterior al devengo del IVA).
• Plazos clave
  • 3 meses desde la publicación para emitir y remitir la factura rectificativa.
  • 1 mes desde la fecha de emisión de esa factura para comunicarlo a la AEAT (modelo 952).
• Recomendación: activa un recordatorio interno el mismo día de la publicación en BOE y prepara la documentación ese mismo mes. En concurso, los tiempos vuelan.

2) Vía crédito incobrable (sin concurso)

• Cuándo: al vencer el plazo general desde el devengo del IVA (la fecha de la factura), si no cobrastes:
  • 6 meses para la mayoría de pymes y autónomos.
  • 1 año si tu volumen de operaciones > 6.010.121,04 €.
• Después de ese plazo: tienes 6 meses para emitir la factura rectificativa.
• Comunicación AEAT: 1 mes desde la emisión de la rectificativa para presentar el modelo 952.
• Ojo calendario: en operaciones a plazos, el cómputo arranca desde el vencimiento impagado (si el calendario de pagos supera 6 meses/1 año desde el devengo). En criterio de caja, el reloj corre desde el 31 de diciembre del año siguiente a la operación.

Requisitos imprescindibles (donde más se pincha)

1. Reclamación fehaciente previa al deudor (salvo concurso):
   • Válido: burofax, requerimiento notarial, procedimiento monitorio (hasta 2.000 € sin abogado ni procurador).
   • Guarda prueba de la reclamación y del envío.
2. Factura rectificativa (serie específica):
   • Debe indicar que es rectificativa, citar el motivo legal (art. 80.3 o 80.4 LIVA), referenciar la factura original, y modificar la cuota de IVA (habitualmente a 0 € o la parte proporcional si hubo cobros parciales).
   • Remisión fehaciente al deudor (y al administrador concursal si procede). Conserva acuses.
3. Comunicación a AEAT en plazo (modelo 952):
   • 1 mes exacto desde la emisión de la rectificativa. Es improrrogable.
   • Fase 1: aporta documentación (rectificativas, originales, reclamación o certificación de ente público, prueba de remisión).
   • Fase 2: presenta el 952 con el código de asiento de registro.
4. Regulariza en tu modelo 303
   • Declara la minoración del IVA devengado en el periodo de emisión de la rectificativa.

Deudas excluidas (no insistas: no procede)

• Con garantía real (en la parte garantizada).
• Afianzadas (entidades de crédito, SGR) o aseguradas (en la parte cubierta).
• Con personas o entidades vinculadas.
• Con Entes públicos sin certificación de reconocimiento de la obligación y su cuantía.
• Con no establecidos en España, salvo insolvencia declarada por tribunal de otro Estado miembro.
• Por importe ≤ 50 € (IVA excluido), salvo que el destinatario sea empresario/profesional.

Ejemplo rápido (para ver el impacto en caja)

• Factura original: 10.000 € + 21% IVA = 12.100 €.
• Incumplimiento y vía “crédito incobrable” (pyme): pasan 6 meses → emites rectificativa dentro de los 6 meses siguientes.
• Comunicas en 1 mes el modelo 952 y regularizas en el 303 de ese periodo.
• Efecto: recuperas 2.100 € de IVA devengado que ya habías ingresado, aliviando tesorería.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Confundir el mes de comunicación: cuenta desde la fecha de emisión de la rectificativa, no desde que cumpliste los 6 meses/1 año.
• No probar la reclamación fehaciente: sin prueba, no hay derecho.
• Descuidar operaciones a plazos: el cómputo va por vencimientos impagados.
• Olvidar remitir la rectificativa al administrador concursal.
• Emitir rectificativa fuera de serie específica o sin motivo legal citado.

¿Siempre compensa iniciar el procedimiento?

• Importe: por deudas pequeñas con consumidor final puede no compensar el coste del burofax/gestión (salvo B2B, donde el umbral de 50 € no aplica).
• Probabilidad de cobro futuro: si esperas acuerdo de pago, valora no rectificar aún (emitirás otra rectificativa al alza si cobras o desistes).
• Carga administrativa: si tienes repetición de impagos, implanta un circuito interno (plantillas, checklist, calendario fiscal).

Checklist operativo (imprimible)

Antes

• Verifica que no estás en un supuesto excluido.
• Revisa si aplica 6 meses o 1 año.
• Practica reclamación fehaciente (o certificación si es Ente público).

Durante

• Controla fechas (devengo / vencimientos / BOE / 6m-1a / 6m rectificativa / 1m 952).
• Emite factura rectificativa (serie específica, cita art. 80 LIVA).
• Remite la rectificativa y archiva acuses.
• Comunica en 1 mes por modelo 952 (documentación + envío del 952).

Después

• Regulariza en modelo 303 del periodo de emisión.
• Revisa si procede emitir nueva rectificativa al alza (acuerdo, desistimiento, conclusión de concurso por pago).

Alternativa estructural: ¿te interesa el criterio de caja?

Si tu volumen de operaciones ≤ 2.000.000 €, el régimen especial del criterio de caja retrasa el devengo del IVA hasta el cobro (con límite 31 de diciembre del año siguiente). Para negocios con periodos medios de cobro largos en Mallorca, puede ser un airbag de liquidez. Eso sí, exige control riguroso de cobros/pagos y comunicación a clientes/proveedores.

Conclusión (y opinión)

El sistema sí permite recuperar el IVA de los morosos, pero penaliza la desorganización. Para una pyme mallorquina, la diferencia entre hacerlo en fecha o fallar un mes puede ser miles de euros de tesorería. Nuestra recomendación: protocoliza el proceso, usa plantillas, anota fechas críticas y centraliza evidencias. La morosidad no la eliges; la disciplina procedimental, sí.