Obligaciones formales si tienes que declarar el IVA

La autoliquidación del IVA mediante la presentación del modelo 303 es una tarea recurrente que deben realizar los sujetos pasivos del impuesto trimestralmente. (o mensualmente en el caso de grandes empresas).

La presentación de esta figura tributaria la pueden realizar directamente los sujetos pasivos, si cuentan con especialistas en la presentación de impuestos a su servicio, o bien por medio de sus asesores fiscales.

En cualquier caso, además de la revisión del impuesto y su presentación, hay toda una serie de obligaciones formales en relación con el IVA que deben cumplir los sujetos pasivos de este impuesto.

Casi todas estas obligaciones formales son comunes, independientemente del régimen de IVA que se aplique.

Entre las obligaciones formales del IVA se pueden destacar las siguientes:

Obligación de identificación

Los sujetos pasivos del impuesto tienen que solicitar de la Administración el número de identificación fiscal, además de comunicarlo y acreditarlo en los supuestos que se establezcan.

Obligaciones de facturación

Tienen que llevar y conservar la contabilidad y los registros que se establezcan, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, durante el periodo de prescripción.

Además, los datos contables deben poder ser interpretados, por lo que también es obligatorio disponer de los sistemas de codificación de los programas contables, de manera que se pueda facilitar la conversión de los datos a un formato legible.

Con la entrada en vigor, el 11 de octubre de 2021, de la Ley 11/2021 de 9 de julio, de medidas de prevención contra el fraude fiscal, conviene destacar que la contabilidad se debe llevar en programas o sistemas informáticos que no permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, de manera que se pueda garantizar la integración, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros contables, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas informáticos.

Obligación de disponer de la factura de sus proveedores y conservarla

Para poder realizar la deducción del IVA soportado o satisfecho, el destinatario de la operación ha de estar en posesión de una factura emitida por sus proveedores o acreedores, para poder deducir las cuotas del IVA.

Obligación de llevar y tener a disposición de la Administración tributaria los libros registro de determinadas operaciones

Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, han de llevar los siguientes libros registro:

Libro registro de facturas expedidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
Libros registro especiales (casos particulares)

Los libros o registros que, en cumplimiento de sus obligaciones fiscales o contables, deban llevar los sujetos pasivos pueden ser utilizados a efectos del IVA, siempre que se ajusten a los requisitos establecidos.

Los contribuyentes obligados al SII, y aquellos que voluntariamente decidan utilizarlo, podrán llevar estos libros registro a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación.

Obligación de presentar declaraciones de carácter informativo

En relación con el IVA hay que tener en cuenta las siguientes declaraciones informativas:

Declaraciones censales relativas al comienzo, modificación y cese de las actividades que determinen su sujeción al impuesto (modelo 036 o 037), así como en su caso la declaración de inicio, modificación o cese de operaciones comprendidas en los regímenes especiales aplicables a las ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios (formulario 035).
Declaración-resumen anual del IVA mediante el modelo 390, salvo que resulten exonerados por orden del ministro de Hacienda y Función Pública.
Presentar anualmente, si procede, el modelo 347 de información relativa a operaciones económicas con terceras persona.
En el caso de que se realicen operaciones intracomunitarias, hay que presentar la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias mediante el modelo 349.

Los sujetos pasivos que deban llevar los libros registro del IVA a través de la Sede electrónica no tendrán que presentar el modelo 347, ni el modelo 390.